SMART doelen en alternatieven

Het stellen van duidelijke doelen voor medewerkers is een essentieel onderdeel van effectief management en organisatieontwikkeling. Een populaire methode om doelen te stellen is de S.M.A.R.T.-methode, die staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdsgebonden.

Op LinkedIn gaan momenteel veel posts rond die beweren dat die methode slecht is. Maar keer op keer lees ik daarbij verkeerde argumentatie. Ze vallen het middel aan terwijl de manier waarop het wordt gebruikt eerder het probleem is.

In deze blog bespreek ik daarom mijn visie op de voor- en nadelen van SMART-doelstellingen en beantwoord ik enkele veel gestelde vragen van HR-professionals en directeuren.

Voordelen van SMART doelen voor organisaties en medewerkers

1. Duidelijkheid en focus: SMART doelen voor medewerkers helpt bij het creëren van duidelijke over wat er verwacht wordt, waardoor er minder ruimte is voor misverstanden en verwarring. Dit zorgt voor een betere focus en helpt bij het stellen van prioriteiten.
2. Meetbaar en verantwoordelijkheid: Door gewenste resultaten (indicatoren) specifiek te maken, kunnen resultaten later gemeten en geëvalueerd worden. Daardoor kan de organisatie transparant zijn, de voortgang volgen en succes objectief evalueren. Het vergroot het lerend vermogen van teams. Mits goed toegepast kan het ook zorgen voor een groter verantwoordelijkheidsgevoel en gevoel van autonomie bij medewerkers en managers.
3. Motivatie en betrokkenheid: SMART doelen kunnen medewerkers motiveren (zelfs inspireren bij een BHAG) omdat er een duidelijk pad is naar success. Erover in gesprek gaan vergroot bovendien betrokkenheid. Mensen voelen zich bij relevante en realistische doelen competenter waardoor ze minder snel uitvallen.
4. Prioritering en planning: Door tijdgebonden doelen te stellen, kunnen prioriteiten worden vastgesteld en een planning worden opgesteld. Dit helpt bij het beheren van tijd en voorkomt verspilling van schaarse middelen (geld, tijd en energie). Vage doelen leiden vaak tot overwerk.
5. Verbetering en groei: SMART doelen kunnen helpen bij het identificeren van gebieden voor verbetering en groei, waardoor er een continue ontwikkeling kan plaatsvinden.

Nadelen van S.M.A.R.T. doelen en hoe je ze kunt vermijden

1. Overmatige focus op doelen: Een te sterke focus op doelen kan leiden tot stress en burn-out, omdat medewerkers zich kunnen voelen verplicht om altijd te presteren. Het kan ook leiden tot tunnelvisie. Laatst werd op LinkedIn het verband gelegd tussen té SMART doelen en het ontstaan van de toeslagenaffaire. Als het doel heilig wordt is het tijd om in te grijpen.
2. Rigiditeit: SMART doelen kunnen te rigide zijn en geen ruimte bieden voor flexibiliteit en aanpassing aan veranderingen in de omgeving. Dit kan problematisch zijn in dynamische omgevingen waar snel moet worden ingespeeld op veranderingen. Een opleider stuurde me ooit een artikel over de waarde van ‘fuzzy goals’. Doelen die veel ruimte openlaten om te ontdekken en innoveren.
3. Tijdrovend Het formuleren van de perfecte SMART-doelstellingen kan tijdrovend zijn. Het vereist zorgvuldige planning en soms veel overleg om ervoor te zorgen dat de doelen aan alle criteria voldoen. Zeker in creatieve teams kan het alle energie uit teamleden halen.
4. Negatieve impact op het welzijn: Het constante streven naar doelen kan leiden tot een stress en druk bij medewerkers. Ze hebben het gevoel constant te moeten presteren en dat alleen cijfers van waarde zijn. Dat kan een negatieve invloed hebben op de motivatie van teamleden, zeker als doelen onvoldoende duidelijk of onrealistisch zijn.
5. Gebrek aan Ambitie: Wanneer de nadruk te veel komt te liggen op het halen (en belonen) van resultaat kan het organisatiesysteem lui worden. Liever veilige, haalbare doelen dan ambities die de organisatie écht vooruit helpen. Als doelen niet uitdagend genoeg zijn staat groei en ontwikkeling stil.

Veelgestelde vragen van HR professionals en directeuren

Hoe stel ik SMART-doelstellingen op voor mijn team?

Veel managers worstelen met het implementeren van SMART doelen. Maak het vooral in het begin niet te moeilijk en begin gewoon.

Wanneer ik sessies faciliteer begin ik  met het identificeren van de belangrijkste 2 a 3 doelen die het team wil bereiken. Zorg ervoor dat elk doel vervolgens indicatoren krijgt die specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdgebonden zijn. Betrek je team bij het proces om ervoor te zorgen dat de doelen haalbaar en motiverend zijn. Neem de tijd voor een echt gesprek en maak samen de vertaalslag naar concrete acties die je verbindt met de doelen. Een OKR, OGSM of DIN model biedt vaak voldoende structuur voor een eerste gesprek.

Belangrijk: blijf in gesprek na het vaststellen. Maak het doel niet een doel op zich! Blijf checken of de bedoeling van de doelen nog steeds centraal staat.

Wanneer is een doel S.M.A.R.T. genoeg?

Hierbij kun je het beste kijken naar de SMART criteria zelf.  Door vanuit de strategische doelen te werken en medewerkers te betrekken weet je dat ze inspirerend en uitdagend genoeg zijn zonder te knellen in de dagelijkse praktijk. Zelf kijk ik daarom met klanten in sessies vaak vanuit een DIN, OGSM of OKR model naar de doelstelling. Bij voorkeur hangen er in een bepaalde vorm cijfers aan de doelen.

Wat zijn voorbeelden van SMART-doelstellingen voor een HR team?

Specifiek: Verhoog de medewerkerstevredenheidsscore met 10% binnen zes maanden door het implementeren van een nieuw feedbacksysteem.

Meetbaar: Verminder het personeelsverloop onder de leeftijdscategorie 24-30 jaar in de regio Utrecht met 5% in het komende jaar ten opzichte van hetzelfde moment in 2024.

Acceptabel: Zorg ervoor dat 90% van de nieuwe medewerkers binnen drie maanden volledig operationeel is door gerichte training en begeleiding.

Relevant: Ontwikkel een leiderschapsprogramma dat aansluit bij de strategische doelen van de organisatie.

Tijdsgebonden: Implementeer een nieuw prestatiebeoordelingssysteem vóór 1 januari 2026 dat voldoet aan de criteria benoemd in de MT heidag van december 2024.

Hoe zorgen we ervoor dat SMART target niet leiden tot stress en burn-out?

Het is belangrijk om een evenwicht te vinden tussen doelen en het welzijn van medewerkers. Dit kan worden bereikt door regelmatig te evalueren en aan te passen van doelen, zodat ze haalbaar blijven zonder dat er te veel druk wordt uitgeoefend. Daarnaast is het nuttig om medewerkers te ondersteunen en hen te motiveren door hen te laten weten dat hun inzet wordt gewaardeerd, zelfs als ze niet alle doelen halen.

Hoe kunnen we flexibiliteit behouden terwijl we SMART doelen stellen?

Flexibiliteit kan worden behouden door doelen als richtlijnen te zien in plaats van als harde regels. Dit betekent dat er ruimte moet zijn voor aanpassingen en herzieningen als de omstandigheden veranderen. Daarnaast kunnen we proactief zijn door regelmatig te evalueren en feedback te verzamelen van medewerkers over de haalbaarheid en relevantie van de doelen.

Hoe kunnen we de creativiteit van medewerkers behouden terwijl we SMART doelen stellen?

Om de creativiteit van medewerkers te behouden, is het belangrijk om ruimte te bieden voor ideeën en innovatie binnen de vastgestelde doelen. Dit kan worden bereikt door medewerkers te stimuleren om buiten de box te denken en nieuwe oplossingen te bedenken. Daarnaast kunnen we brainstormsessies en ideeëncompetities organiseren om creativiteit te bevorderen.

Wat zijn alternatieven voor SMART-doelen?

Er zijn alternatieven maar die komen uiteindelijk niet tot wezenlijk andere criteria dan SMART. Ik vind ‘begrijpelijk’ en ‘positief’ en ‘engaging’ wel prettige aanvullingen op SMART. Zo heb ik ook wel eens SMARTIE met de toevoeging inspirerend en engagerend gehoord:

• RUMBA-doelen zijn Relevant, Understandable (begrijpelijk), Measurable (meetbaar), Behavioral (in gedragstermen), en Attainable (haalbaar)
• PRISMA-doelen zijn Positief, Relevant, Invloed (binnen je invloedssfeer), Specifiek, Meetbaar, en Actiegericht
• MAGIE-doelen zijn Meetbaar, Acceptabel, Gecommuniceerd, Inspirerend, en Engagerend.
• TRUST-doelen zijn Tweezijdig, Ruimte (bieden eigen regelruimte), Uitdagend, Support (worden voldoende ondersteund), Transparant
• FUZZY-doelen zijn: Feestelijk, Uitdagend, Zuiver, Zinnelijk, Yes!
• SMILE-doelen zijn: Story (zit verhaal achter), Mission, Intelligence (is over nagedacht), Love, Empowered (geeft energie)

Conclusie

SMART-doelstellingen bieden een gestructureerde en effectieve manier om samen doelen te stellen en te bereiken. Hoewel ze enkele nadelen hebben, zoals tijdrovendheid en een mogelijke tunnelvisie, wegen de voordelen vaak zwaarder. Stress bij medewerkers komt vaak voort uit onduidelijke verwachtingen in functie danwel de concrete doelen. Een team zonder gezamenlijke doelen is eigenlijk slechts een groep mensen die los van elkaar opereren. Door duidelijke, meetbare en haalbare doelen te stellen, kunnen organisaties hun prestaties beter halen en meer leren.

Het is belangrijk om een balans te vinden tussen de strikte criteria van SMART-doelstellingen en de behoefte aan flexibiliteit en innovatie. Door regelmatig de gestelde doelen te evalueren en aan te passen, kunnen organisaties de voordelen van SMART-doelstellingen maximaliseren en de nadelen minimaliseren.